Politique de confidentialité

1. Introduction

Visit Socotra respecte la vie privée des voyageurs, des clients, des visiteurs du site web et des personnes qui communiquent avec notre équipe.

Ce site web est exploité par Visit Socotra, géré sous NSQ EVENTS LTD. CO. (Royaume d'Arabie saoudite).

La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, conservons, divulguons et protégeons les données personnelles dans le cadre de notre site web et de nos services d'expédition.

2. Données que nous collectons

Nous pouvons collecter des données lorsque vous :

• naviguez sur le site web ;
• demandez des informations ;
• effectuez une réservation ;
• effectuez un paiement ;
• créez un compte ;
• communiquez avec notre équipe ;
• téléchargez des documents de voyage ;
• demandez une assistance pour le visa ;
• demandez un devis pour des vols ;
• vous inscrivez sur une liste d'attente ;
• demandez une expédition privée ; ou
• complétez la préparation du voyage après la réservation.

3. Données des voyageurs

Les données des voyageurs peuvent inclure :

• le nom légal complet ;
• l'adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• le pays de résidence ;
• la nationalité ;
• le genre, si nécessaire ;
• la date de naissance ;
• le numéro de passeport ;
• la date d'expiration du passeport ;
• la copie du passeport ;
• une photographie personnelle ;
• les coordonnées d'un contact d'urgence ;
• les exigences alimentaires ;
• les besoins en matière d'accessibilité ;
• les préférences de voyage ; et
• toute autre information nécessaire au déroulement de l'expédition.

4. Passeport et documents d'identité

Les copies de passeport et les documents d'identité peuvent être requis pour :

• le traitement des visas ;
• les listes de passagers ;
• les autorisations ;
• l'organisation du voyage ;
• la vérification d'identité ; et
• les exigences légales ou opérationnelles.

Ces documents sont considérés comme des informations opérationnelles sensibles et leur accès doit être limité au personnel autorisé et aux prestataires qui en ont réellement besoin.

5. Données de paiement

Les paiements sont traités par des passerelles de paiement tierces.

Visit Socotra n'a pas besoin de conserver les numéros de carte complets lorsque le traitement du paiement est assuré directement par le prestataire de paiement.

Nous pouvons conserver :

• la référence de la transaction ;
• le statut du paiement ;
• le montant ;
• la devise ;
• les informations de facturation ;
• le mode de paiement ;
• les informations de remboursement ; et
• les documents comptables associés.

6. Données techniques

Lorsque vous utilisez le site web, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques telles que :

• l'adresse IP ;
• le navigateur ;
• le type d'appareil ;
• le système d'exploitation ;
• la langue ;
• la page de provenance ;
• les pages consultées ;
• les informations de session ;
• les journaux de sécurité ; et
• la localisation approximative déduite des données techniques.

7. Comment nous utilisons les données personnelles

Nous pouvons utiliser les données pour :

• traiter les réservations ;
• calculer les tarifs des voyageurs ;
• déterminer les exigences en matière de visa ;
• traiter les paiements ;
• gérer les comptes clients ;
• organiser les visas ;
• coordonner les guides et la logistique ;
• organiser l'hébergement ;
• préparer les listes de passagers ;
• aider pour les demandes de vols ;
• communiquer les informations relatives au voyage ;
• assurer le service client ;
• envoyer des notifications de service ;
• prévenir la fraude ;
• garantir la sécurité ;
• respecter les obligations comptables ;
• respecter les obligations légales ; et
• améliorer nos services.

8. Tarifs des voyageurs et nationalité

La date de naissance et la nationalité peuvent être utilisées pour déterminer :

• la catégorie de voyageur applicable ;
• le tarif de l'expédition ;
• l'obligation de visa ;
• les frais de visa ;
• les exigences de préparation du voyage ; et
• les documents de voyage pertinents.

9. Partage avec les prestataires de services

Nous pouvons partager les données nécessaires avec des tiers qui nous aident à réaliser l'expédition.

Il peut s'agir :

• de voyagistes locaux ;
• de guides ;
• de prestataires de transport ;
• de camps ;
• des autorités chargées des visas et des autorités gouvernementales ;
• de compagnies aériennes ou de partenaires aériens ;
• de prestataires de paiement ;
• de fournisseurs de messagerie ;
• d'hébergeurs cloud ;
• de prestataires de stockage de documents ;
• de prestataires de sécurité ;
• de conseillers professionnels ; et
• de prestataires de services techniques.

Seules les données raisonnablement nécessaires à la finalité concernée doivent être partagées.

10. Autorités gouvernementales et autorités chargées des visas

Les données de passeport et d'identité peuvent être transmises à des agences gouvernementales ou à des intermédiaires autorisés lorsque cela est requis pour les visas, les autorisations, l'immigration ou les formalités de voyage.

Une fois que les données ont été légalement transmises à une autorité gouvernementale, leur traitement peut également être régi par les règles de cette autorité.

11. Nous ne vendons pas de données personnelles

Visit Socotra ne vend pas de données personnelles à des tiers.

12. Communications marketing

Les communications transactionnelles nécessaires à la gestion d'une réservation peuvent être envoyées indépendamment de vos préférences marketing.

Elles comprennent :

• les confirmations de réservation ;
• les confirmations de paiement ;
• les demandes de documents ;
• les mises à jour concernant le visa ;
• les briefings de voyage ;
• les informations sur les vols ;
• les informations de sécurité ; et
• les rappels avant le départ.

Les messages promotionnels, le cas échéant, peuvent proposer une option de désabonnement.

13. Cookies et technologies similaires

Le site web peut utiliser des cookies ou des technologies similaires pour :

• la gestion des sessions ;
• l'authentification ;
• les préférences ;
• la sécurité ;
• la prévention de la fraude ;
• l'analyse d'audience ; et
• les performances du site web.

Avec votre consentement, nous utilisons des technologies d'analyse et de publicité — Google Analytics 4 (Google) et le Meta Pixel (Meta Platforms) — pour comprendre comment le site web est utilisé et mesurer la performance de nos publicités. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Gérer les préférences » dans le pied de page du site.

14. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données.

Elles peuvent inclure :

• l'authentification ;
• les contrôles d'accès ;
• les autorisations basées sur les rôles ;
• la transmission chiffrée des données ;
• le stockage sécurisé ;
• les journaux d'audit ;
• la surveillance ; et
• un accès administratif restreint.

Aucun système fonctionnant sur Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

15. Accès aux documents

Les fichiers de passeport des clients et les autres documents téléchargés ne doivent pas être accessibles au public.

L'accès est limité au client, au personnel autorisé de Visit Socotra ou aux prestataires autorisés lorsque cela est nécessaire pour fournir le service.

16. Conservation des données

Nous conservons les données aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour :

• gérer la réservation ;
• réaliser l'expédition ;
• assurer le service client ;
• satisfaire aux exigences légales ;
• satisfaire aux exigences comptables ;
• prévenir la fraude ;
• résoudre les litiges ; et
• tenir les registres de l'entreprise.

Différentes catégories de données peuvent faire l'objet de durées de conservation différentes.

17. Suppression des données

Lorsque cela est légalement et opérationnellement permis, les clients peuvent demander la suppression de leurs données personnelles.

Certains documents peuvent devoir être conservés malgré une demande de suppression, notamment :

• les documents financiers ;
• les relevés de paiement ;
• les factures ;
• les documents de prévention de la fraude ;
• les documents juridiques ; et
• les documents nécessaires à la résolution des litiges.

18. Accès et rectification

Les clients peuvent demander :

• l'accès à leurs données personnelles ;
• la rectification de données inexactes ;
• la mise à jour des informations des voyageurs ;
• l'exportation de certaines données ; ou
• la suppression, le cas échéant.

Certaines informations de réservation ne peuvent pas être modifiées sans examen complémentaire une fois que des autorisations, des visas, des paiements ou des services de tiers ont déjà été émis.

19. Traitement international des données

Visit Socotra servant des voyageurs internationaux et coordonnant des services dans plusieurs pays, les données personnelles peuvent être traitées ou transmises en dehors du pays de résidence du voyageur.

Nous prenons des mesures raisonnables pour recourir à des prestataires de confiance et à des garanties appropriées.

20. Enfants

Lorsqu'un enfant ou un nourrisson voyage dans le cadre d'une réservation, ses données peuvent être fournies par le parent, le tuteur ou la personne responsable de la réservation.

La personne responsable de la réservation confirme qu'elle est autorisée à fournir les informations nécessaires à l'organisation du voyage de l'enfant.

21. Sites web et prestataires tiers

Notre site web ou nos communications peuvent contenir des liens vers des services tiers.

Leurs pratiques en matière de confidentialité sont régies par leurs propres politiques.

Visit Socotra n'est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité des sites web tiers non affiliés.

22. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de refléter des changements concernant :

• nos services ;
• la technologie ;
• les prestataires ;
• les exigences légales ; ou
• les procédures opérationnelles.

La version la plus récente sera publiée sur le site web.

23. Contact

Les demandes et questions relatives à la confidentialité peuvent être envoyées à :

hello@vsocotra.com